Executive Assistant

Office of the Executive Director · Ottawa, Ontario
Department Office of the Executive Director
Employment Type Permanent Full-time
Minimum Experience Experienced
Compensation $50,000 to $65,000 commensurate with job requirements, experience and education

Executive Assistant

Refer to competition number:  NIB-2022-EXEC-ASST

Internal/External Competition


Description:

The NIB Trust Fund’s mission is to provide resourcing to create meaningful opportunities that improve the quality of life for First Nations.


The NIB Trust is seeking a well-organized, detail oriented Executive Assistant to support the NIB Trust Fund and act as the first point of contact for all communication coming through our office.


The primary purpose of the Executive Assistant is to provide administrative support to the Executive Director, the programs team, and Board of Trustees. The Executive Assistant maintains governance documents, resolutions, historical minutes of meetings, legal documents pertaining to NIB Trust Fund. You will be responsible for planning meetings, taking minutes, drafting correspondence, coordinating and booking travel as required, mail and all general office duties.


Who Can Apply:

Persons of First Nations ancestry only may apply (s. 16(1) CHRA).

·      Minimum of 5 years of experience as an executive assistance supporting a Director or senior management

·      College Diploma with 3 year BA in administration or similar field of study, or a combination or equivalent combination of education and experience

·      Excellent computer skills, including Microsoft Suite, Adobe, Zoom.

·      Knowledge working with websites, data bases, board software would be considered an asset

·      Excellent oral and written communication skills

·      Tact and diplomacy in dealing with sensitive and confidential matters

·      Must have strong client relations experience in dealing with stakeholders

·      Experience working with senior executives and management

·      English is the working language; the ability to work in both official languages and an indigenous language is an asset

·      Experience in coordination of meetings, events, scheduling, accommodations and travel

·      Minute taking- motions, agenda, action items. Preparation of meeting packages


Salary Range:

$50,000 to $65,000 commensurate with job requirements, experience and education


Location:

Ottawa or Akwesasne, Ontario

Duration:

Full-time permanent position

Closing Date: Open until filled 



Individuals who feel they are qualified are invited to submit a covering letter clearly demonstrating how they meet the criteria (quoting the above reference number) along with a current resume, and three (3) work related references to:

NIB Trust Fund

Email: NIBTF-HR@nibtrust.ca

or

nibtrust.bamboohr.com/jobs

Interviews will be held in Ottawa. While we appreciate all applications, only those candidates short-listed for an interview will be contacted.  NIB Trust may cancel, postpone, or revise employment opportunities at any time.


Adjoint exécutif ou adjointe exécutive

Numéro de concours : NIB-2020-EXEC-ASST Affichage interne et externe


Description:

 

Le Fonds en fiducie de la Fraternité des Indiens du Canada (Fonds en fiducie FIC) a pour mission de créer des débouchés prometteurs qui améliorent la qualité de vie des Premières Nations.


Le Fonds en fiducie FIC est à la recherche d’une personne bien organisée et minutieuse pour occuper un poste d’adjoint exécutif ou d’adjointe exécutive dont le rôle est de soutenir les activités du Fonds et d’agir en tant que premier point de contact pour toutes les communications adressées à notre bureau.


L’adjoint exécutif ou l’adjointe exécutive aura pour tâche principale d’assurer un soutien administratif à la directrice exécutive, à l’équipe chargée des programmes et au Conseil des fiduciaires. Il ou elle tiendra à jour les documents relatifs à la gouvernance, les résolutions, l’historique des procès-verbaux des réunions, les documents juridiques relatifs au Fonds en fiducie FIC, en plus de veiller à la planification des réunions, la rédaction des procès-verbaux et de la correspondance, la coordination des déplacements et les réservations nécessaires, la gestion du courrier, ainsi qu’à l’exécution de toutes les tâches administratives générales.

Conditions d’admissibilité :

Seuls les membres des Premières Nations peuvent postuler (paragraphe 16(1) de la Loi canadienne sur les droits de la personne [LCDP]).

·      Minimum de cinq années d’expérience en tant qu’adjoint(e) d’un(e) membre de la haute direction.

·      Diplôme d’études collégiales avec baccalauréat de trois ans en administration ou dans un domaine d’études connexe, ou une combinaison équivalente de formation et d’expérience.

·      Excellentes compétences en informatique, notamment la suite Microsoft Office, Adobe Acrobat et Zoom.

·      L’expérience de travail avec des sites Web, des bases de données et des logiciels de bord est considérée comme un atout.

·      Excellentes compétences en communication orale et écrite.

·      Tact et diplomatie en matière de traitement des questions sensibles et confidentielles.

·      Solide expérience en matière de relations avec divers intervenants.

·      Expérience de travail avec des gestionnaires et des membres de la haute direction.

·      L’anglais est la langue de travail; la capacité de travailler dans les deux langues officielles et dans une langue autochtone est un atout.

·      Expérience de coordination de réunions, d’événements, de calendriers, d’hébergement et de déplacements.

·      Rédaction de procès-verbaux, de motions, d’ordres du jour, de mesures de suivi. Préparation de dossiers de réunion.

Échelle salariale :

50,000$ a 65,000$ selon des exigences du poste, de l’expérience et du niveau d’études (dans les limites de la grille salariale).

Lieu :

Ottawa ou Akwesane, Ontario

Durée :

Poste à plein temps

 

Les personnes qui pensent posséder les compétences nécessaires sont invitées à envoyer une lettre de présentation précisant clairement comment elles satisfont aux critères énumérés ci-dessus (en indiquant le numéro de concours inscrit en rubrique), un curriculum vitae récent et trois (3) références de travail à l’adresse suivante :

Fonds en fiducie FIC

Courriel : NIBTF-HR@nibtrust.ca

 nibtrust.bamboohr.com/jobs

Les entrevues auront lieu à Ottawa. Nous remercions toutes les personnes qui soumettront leur candidature, mais nous ne communiquerons qu’avec celles retenues pour une entrevue. Le Fonds en fiducie FIC se réserve le droit d’annuler, de reporter ou de réviser à tout moment une offre d’emploi

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  • Location
    Ottawa, Ontario
  • Department
    Office of the Executive Director
  • Employment Type
    Permanent Full-time
  • Minimum Experience
    Experienced
  • Compensation
    $50,000 to $65,000 commensurate with job requirements, experience and education